ניהול זמן אפקטיבי

עקרונות בניהול זמן אפקטיבי

"שתי עובדות על ניהול זמן: א. אין לך שליטה מתי אתה נולד ומתי אתה מת. ב. כל מה שבין נקודות אלה נתון למשא ומתן"

זמן הוא המשאב היקר ביותר שלכם. יום יום אנו פוגשים מנהלים המתלוננים על קוצר זמן, על כך שמסתיים היום והם לא הגיעו לעסוק בנושאים חשובים כגון קידום שיתופי פעולה עסקיים, פיתוח עובדים, למידה והתפתחות ועוד..

מחקרים רבים מראים, כי מנהלים מצליחים המשיגים את מטרותיהם הם בדרך כלל אלו המנהלים טוב את הזמן שלהם או נכון יותר את עצמם בתוך מגבלת הזמן. הזמן הוא נתון קבוע והוא שווה לכולם ועדין יש כאלו המצליחים להפיק ממנו יותר.

הנה כמה עקרונות פשוטים וישימים לניהול עצמי אפקטיבי:

  1. הגדירו יעדים: זאת ללא ספק המשימה החשובה ביותר שלכם! ללא יעדים ברורים קל מאוד ללכת לאיבוד בתוך המשימות השוטפות. הקדישו זמן להגדרת יעדי המשרד השנתיים, הרבעוניים, החודשיים והשבועיים. שאלו את עצמכם- מה יחשב עבורי כהצלחה? אלו עסקאות אני רוצה שיגיעו למשרד? אלו סוגי לקוחות? מהם מרכזי הרווח שלי? הגדרת יעדים מייצרת מיקוד ומאפשרת הפרדת עיקר מטפל.
  2. צרו הרגלים: פרקו כל יעד למשימות הנמצאות בשליטתכם המלאה. הגדירו 2-3 פעולות קבועות שביצוע שלהן מדי שבוע מוביל אתכם אל היעד. לדוגמא- מדי שבוע 2 פגישות של שתופי פעולה עסקיים, אחת לחודש כתיבת מאמר מקצועי ושליחתו לכתבים רלוונטיים.
  3. למדו להגיד "לא": אחד מההרגלים "שואבי הזמן" הנפוצים ביותר הוא הרצון לרצות את כל הפונים אלינו. לענות באופן מידי ללקוחות ולעובדים על כל בקשה ושאלה. כאשר אנו פועלים באופן זה, על פי רוב, הדברים שהגדרנו חשובים עבורנו נדחקים הצידה ואת מקומם תופסים דברים חשובים של אחרים. הגדירו חלונות זמן למענה למיילים, חזרה לטלפונים ופגישות עבודה עם עובדים.
  4. האצילו סמכויות: שאלו את עצמכם האם יש מישהו אחר במשרד שיוכל לבצע את המשימה בה אין לכם יתרון יחסי על פני האחרים על מנת לפנות אתכם למשימות שרק אתם תוכלו לבצע.
  5. רכזו משימות דומות: למדו לרכז משימות דומות ולבצע אותן בבת אחת.
  6. 5 דקות מיקוד: הקדישו את חמש הדקות הראשונות מדי בוקר לשאול את עצמכם מה יהפוך בסוף היום את היום הזה למוצלח, מה אתם רוצים להשיג היום או לקדם היום מעבר לעבודה השוטפת. עשו זאת לפני שמשימות היום סוחפות אתכם.
  7. ערכו בקרה: אחת לשבוע עברו על השבוע שחלף, שאלו את עצמכם מה היה מוצלח בביצוע המשימות, מה עליכם לשפר- תמיד יש שבוע חדש ומשימות חדשות בהן ניתן לשפר!

בהנאה ובהצלחה!

מאמרים נוספים

שלבים בבניית תקציב

האם הרווחת או הפסדת החודש? – שלבים בבניית תקציב לאורך שנים של ליווי עסקים נוכחנו

ניהול זמן אפקטיבי

עקרונות בניהול זמן אפקטיבי "שתי עובדות על ניהול זמן: א. אין לך שליטה מתי אתה

דילוג לתוכן