ניהול ותכנון זמן למנהלים

תכנון וניהול זמן למנהלים

רבים סבורים שאם יבצעו את הדברים נכון יוכלו לייעל את הזמן ולהספיק יותר בפחות. אך השאלה שעלינו לשאול את עצמינו היא – לא איך עושים יותר בפחות זמן אלא האם אנחנו עושים את הדברים הנכונים. בסדנאות ניהול זמן למנהלים של חברת  Be-Effective לוקחים ברצינות את הנושא ומציעים מודל בדוק, הלוקח בחשבון את המרכיב האנושי. הנה הצצה קטנה למה שתוכלו לקבל בסדנת פיתוח מנהלים (אבל לא רק) המתמקדת בניהול זמן. 

מהן האבנים הגדולות בחייכם?

מכירים את חוק פארטו- שבו  80% מ-X  מביא ל20% מ-Y. כדי להסביר אותו ננסה להבין את משל האבנים הגדולות. דמיינו שיש ברשותכם מיכל ויש למלא אותו באבנים גדולות, אבנים קטנות, חצץ וחול. אם תכניסו למיכל את האבנים הקטנות החצץ והחול לעולם לא תוכלו להכניס את האבנים הגדולות- האבנים הגדולות הן 20% מהפעילות שמביאה ל 80% מההכנסה. אם כך כדי להיות אפקטיביים נדרש לזהות את האבנים הגדולות ולתת להם תיעדוף.

כיצד לתעדף את "החשוב" על "הדחוף"?

אין זה סוד שקיים מתח גלוי בין המשימות הדחופות- "כיבוי השריפות" למשימות החשובות- הנחת אבני היסוד לצמיחה של המחר. ובמבחן התוצאה היום יומי, עסקים רבים נשאבים לעיסוק בדחוף, ולא מספיקים להכניס למסגרת הזמן שלהם את מה שחשוב. משפט מפורסם של אברהם לינקולן מבהיר את הנושא: "לו היו לי שמונה שעות לגדוע עץ הייתי משקיע שש מהן בהשחזת גרזן" השחזת הגרזן משולה לבניית התשתית כמו שיווק, מכירות, טיפוח לקוחות. פעולות אלו מביאות להקטנת "זלילת הזמן העתידית", "הריצוי" ו"כיבוי השריפות". אבל ניהול זמן הוא לא עניין לוגי אלא רגשי ולכן נדרש להתייחס אל ממד נוסף – "ממד המשמעות", עליו מדבר רורי ואדן, סופר ומרצה בתחום דחיינות וניהול זמן.

ממד המשמעות

רורי ואדן שואל שתי שאלות מרכזיות- האם הנושא חשוב לנו לטווח הארוך? והאם הוא מייצר לנו מנופים ומכפילים? ובמילים אחרות- מה עלי לעשות עכשיו כדי להפוך את המחר לטוב יותר? שאלה זו יוצרת את התנאים למתן "אישור רגשי" לשינוי סדרי העדיפויות מ"הדחוף" למה שנחוץ לצמיחה עתידית. יש להבין שדחיינות היא לא עניין של עצלות אם כי עניין של קבלת החלטה הגיונית. לכן כאשר מזהים את אותן משימות או פעולות "זוללות זמן" וכאלה המביאות לריצוי אחרים אפשר לבצע פעולות מניעה כמו העברת משימות למיקור חוץ, אימוץ כלים ושיטות לייעול זמן והפסקת ביצוע פעולות שמעכבות את הצמיחה העסקית. כדי לתמוך במודל השלם לניהול זמן חשוב ליצור סביבה תומכת. הנה כמה טיפים מעשיים, שתוכלו ליישם ממחר בבוקר.

טיפים שימושיים לניהול זמן

יצירת סביבה תומכת

  • שימו את הטלפון הסלולארי בצד
  • "הדלת הפתוחה" היא רק מטפורה, סגרו את הדלת אחריכם
  • קבעו פגישת תכנון עם עצמכם
  • זהו את זוללי הזמן- ומזערו את התופעה

טיפול בדואר אלקטרוני

  • הגדירו זמנים קבועים לטיפול בדואר אלקטרוני
  • בטלו הודעות קופצות מאתרי חדשות, דואר אלקטרוני, וואטסאפ
  • הגדירו כללים לתיקון אוטומטי של דואר אלקטרוני
  • מחקו הודעות דואר אלקטרוני – ה inbox הוא לא רשימת המטלות
  • שאפו לגעת בכל הודעת דואר אלקטרוני פעם אחת בלבד.
  • הגדירו פעולה אחת ביום לקידום משימות ארוכות טווח
  • השתמשו בפח האשפה – הוא משאב חשוב לניהול זמן
  • העבירו לאחרים מטלות שבהן חסר לכם ידע, בקשו עזרה, השתמשו בסביבה
  • נהל תיקיות כך שתוכל לאתר בקלות הודעות דואר אלקטרוני

 

בסדנאות ניהול הזמן של חברת  Be-Effective מקבלים תהליך מוסדר ותוכנית פעולה ומתרגלים מודלים ומטריצות, שייסעו למשתתפים לזהות את אותם "זוללי אנרגיה" ולצלוח את "הגורמים הרגשיים" שפוגעים באפקטיביות שלהם. סדנת תכנון זמן למנהלים של Be- Effective מתאימה לפיתוח מנהלים לרבות פיתוח מנהלים בדרג הביניים וכן פיתוח מנהלים בכירים לפרטים נוספים צרו קשר דרך האתר.

 

מאמרים נוספים

שלבים בבניית תקציב

האם הרווחת או הפסדת החודש? – שלבים בבניית תקציב לאורך שנים של ליווי עסקים נוכחנו

ניהול זמן אפקטיבי

עקרונות בניהול זמן אפקטיבי "שתי עובדות על ניהול זמן: א. אין לך שליטה מתי אתה

דילוג לתוכן