שיטות לניהול תהליכים ופרויקטים

שיטות מתקדמות לניהול תהליכים ופרויקטים

שגרת הארגון נשענת על תהליכי ליבה, שנוצרו מאז הקמת הארגון וממשיכים לאורך תקופת פעילותו. בחינה מחודשת של תהליכים אלו תאפשר לארגונים להגיב מהר ולהקדים את המתחרים שלהם. עבודה זו נעשית בשיתוף עם אנשי מפתח בארגון, שבקיעים בתהליכים ויכולים בעזרת השאלות הנכונות לפתור את צווארי הבקבוק, הבירוקרטיות והקשיים תפעוליים. הנה כמה רעיונות שייסעו לכם לשפר את הרווחיות באמצעות ניתוח תהליכי עבודה.

היכן הארגון יכול לשנות תהליכים שמשפיעים על רמת הרווחיות שלו?

התהליכים שדורשים בחינה מחודשת נמצאים בעולמות השירות, הייצור והתפעול ומתייחסים לתקשורת ולממשקי העבודה בין המחלקות השונות אבל בעיקר לשרשרת הערך (פרופ' מייקל פורטר)- כלומר לאותו מרכיב שמשפיע באופן משמעותי על הערך הסופי של המוצר. כדי להסביר את הרעיון ניקח לדוגמה מפעל לייצור טבעות יהלום. פס הייצור של המפעל מורכב משלושה שלבי עבודה: הראשון- רכישת היהלום, השני- עיבוד גוף הטבעת והשלישי- ליטוש היהלום. הליטוש הוא הערך הגבוה של המוצר והוא זה שמשפיע על מחירו הסופי באופן משמעותי ולכן את עיקר תשומת הלב והחשיבה יש להקדיש לשלב זיהוי המקומות שמעניקים למוצר את ערכו הגבוה.

שלבי עבודה למיפוי:

שלושה שלבים למיקוד:

  1. זיהוי הכשל- מה מביא לזליגה של משאבים כמו זמן, חומרי גלם, כח עבודה, מכונות, זמן תגובה ללקוח וכדומה.
  2. זיהוי צווארי הבקבוק- איפה התהליך "נתקע" פרופסור אלי גולדרט מתייחס לכך באמצעות המונח "עבודה בקיט מלא" נניח והחלטתם לאפות עוגה ולשם כך אתם זקוקים לביצים, קמח, חלב, סוכר ומלח. אם חסר לכם חלב- עליכם לעצור את העבודה ולבקש חלב מהשכנה, אם חסר לכם סוכר- עליכם שוב לעצור את העבודה ולהשיג את הסוכר. בדרך זו הארכתם שלא לצורך תהליך שעשוי היה להיות קצר יותר אם הייתם מכינים מראש את חומרי הגלם למשימה. דוגמה זו אומנם נראית רגילה לחלוטין אבל לא מנותקת מעולם העבודה. חברות רבות עלולות לאבד לקוחות למתחרים אם לא הצליחו לספק את הביקוש למוצר בהיעדר מרכיבים לייצור.
  3. כמה ידיים נוגעות בתהליך- ככל שיותר ויותר ידיים נוגעות בתהליך כך עולה הסיכוי שמשהו ישתבש בדרך- ממש כמו המשחק "חבילה עוברת" שמשחקים בחצר בית הספר- כאשר המסר המקורי משתבש ונתון לפרשנות של הפרט.
  4. Re-work- מרכיב נוסף, שאליו מתייחס פרופסור גולדרט שמסייע לזהות את היבט העבודה החוזרת בתוך התהליך. על מנת להסביר את הנקודה נשוב לאותו מפעל לייצור טבעות יהלום. במפעל זה התגלתה תקלה בפס הייצור- המכונה מייצרת שלוש טבעות שמתאימות לשיבוץ יהלום מתוך 200 טבעות, כל יתר הטבעות הגיעו עקומות, והעניין מעלה שתי שאלות: היכן נמצאת הבקרה בתהליך? ומה יהיה המקום הטוב ביותר שיצליח לאתר את תקלת הייצור ולנתר אותה בזמן?

כיצד  לגרום לתהליכים לעבוד?

אין ספק שהמודל של פרופסור גולדרט מסייע להבין כיצד לגרום לתהליכים לעבוד. ניקח לדוגמה את עולמות השירות זמן תגובה ארוך או היעדר תגובה לתקלה או לפנייה של הלקוח עלולים ליצור "שריפה במערכת". כשמבינים מתי להתריע מפני תקלות, איפה לשים את אותן נקודת בקרה וכאשר "עובדים בקיט מלא"- כלומר מארגנים את כל המצרכים של העוגה טרם מתחילים בעבודה- מונעים תסכולים, זליגה ובזבוז של משאבים יקרים. דרך נוספת לגרום לתהליכים לעבוד מתייחסת להגדרות תפקיד ומתן תוקף לביצוע פעולות של ניתור, בקרה ופיקוח. 

לתת את החכה ולא את הדגים

אחת מהחברות אותן אני מלווה עוסקת בעולמות הביוטכנולוגיה, זוהי חברה יצרנית, שזיהתה כשל בתהליכי הייצור, שמביא לאובדן הכנסות (צפי מכירות וצפי חומרי גלם) בכל פעם שהם גילו חוסר במוצר הם רכשו אותו מהספק המתחרה, גילוי הכשל אפשר להם למקד את העשייה ולהשתפר בנקודות, שקריטיות לשמירת רצף הייצור. הזמן לימד אותי, שהחוכמה נמצאת אצל אנשי הארגון- אלו לומדים לזהות את נקודות הכשל, לשפר אותן וליישם את הפתרונות- שהם הגו ומצאו, וכל שנותר לי כמלווה עסקית הוא לסייע בזיהוי תהליכי הליבה, להאיר, לבחון ולנתח את הקיים (בעיקר בהיבטי תקשורת וממשקים ארגוניים), ולתת כלים, שייסעו למנהלים להמשיך לשפר ולהשביח תהליכים נוספים בעתיד.

לפרטים נוספים על תהליך ליווי עסקי ושיטות מתקדמות לניהול תהליכים צרו קשר דרך האתר .

 

 

מאמרים נוספים

שלבים בבניית תקציב

האם הרווחת או הפסדת החודש? – שלבים בבניית תקציב לאורך שנים של ליווי עסקים נוכחנו

ניהול זמן אפקטיבי

עקרונות בניהול זמן אפקטיבי "שתי עובדות על ניהול זמן: א. אין לך שליטה מתי אתה

דילוג לתוכן